Nota emitida x nota tomada: diferenças que todo contador precisa saber

A diferença entre nota emitida e nota tomada é simples de explicar, mas fácil de confundir na prática: nota emitida é a NFS-e que a própria empresa gera quando presta um serviço; nota tomada é a NFS-e que um fornecedor emite contra o CNPJ da empresa quando ela contrata um serviço. É a mesma nota, olhada de dois lados de uma relação comercial — mas cada lado tem uma rotina fiscal diferente sobre ela.

Conceito de cada tipo

Quando a empresa vende um serviço, ela emite a nota: escolhe o tomador, descreve o serviço, calcula o imposto devido e assume a responsabilidade pela emissão correta. Quando a empresa compra um serviço, ela não participa da emissão — só recebe (ou deveria receber) o documento que o prestador gerou. Nesse segundo caso, a nota já vem pronta; o trabalho da empresa tomadora é conferir, guardar e usar essa informação corretamente.

Papel na escrituração

• A nota emitida entra na escrituração como receita de serviço prestado — é a empresa reconhecendo o que faturou.
• A nota tomada entra como despesa/custo de serviço contratado — e, quando houver retenção na fonte aplicável, é a partir dela que essa retenção é calculada e comprovada.
• As duas coexistem na mesma empresa sempre que ela presta e também contrata serviços — e precisam de controles separados, porque erros num lado não aparecem no outro.

Riscos de confundir as duas

O erro mais comum é tratar a gestão de notas tomadas com a mesma prioridade — ou a mesma falta dela — que a gestão de notas emitidas costuma receber. Como a nota emitida nasce dentro do próprio sistema da empresa, ela quase nunca “se perde”: está sempre ali, no próprio histórico de faturamento. Já a nota tomada depende do fornecedor emitir corretamente e da empresa ir atrás dela — e é justamente por não nascer “dentro de casa” que ela costuma ficar sem controle nenhum, até aparecer um problema em uma auditoria ou na hora de justificar uma retenção.

Perguntas frequentes

Preciso guardar as duas notas da mesma forma?

O prazo de guarda é o mesmo (veja o artigo sobre prazo de guarda), mas a forma de obter cada uma é diferente: a nota emitida já está no seu próprio sistema; a nota tomada precisa ser buscada ativamente — por consulta manual ou por monitoramento automático.

Uma empresa que só compra serviços também emite nota?

Não necessariamente. Se ela não vende serviços a terceiros, ela só terá notas tomadas — e, nesse caso, esse é o único fluxo fiscal de serviço que ela precisa acompanhar de perto.

Saber diferenciar os dois tipos é o primeiro passo; o segundo é ter certeza de que toda nota tomada chega até você. A IntegroBR NFS-e Recebidas monitora o CNPJ da sua empresa continuamente, sem exigir que o fornecedor lembre de avisar que emitiu a nota.